Si bien hace algunos meses hablábamos de que el teletrabajo había llegado para quedarse, hoy esa común frase ya no nos dice nada nuevo, solamente describe nuestro presente y realidad. De hecho, desde Talana ya habíamos augurado con nuestro último estudio De Vuelta al Trabajo que 2021 se convertiría en el año del Trabajo Híbrido y así ha sido para miles de trabajadores que navegan diferentes turnos a medida que las fases del plan Paso a Paso avanzan y retroceden.

Por supuesto, lo anterior es un producto de la mezcla que se da cuando nos ponemos como meta proteger a nuestros trabajadores de posibles contagios e intentamos que las operaciones de nuestras empresas sigan andando. Así, nacieron las modalidades 100% remotas, las híbridas, los turnos por equipo, los turnos rotativos y tantas otras opciones que buscan adaptarse a la perfección a la realidad individual y colectiva de nuestros trabajadores.

Esta realidad y el contexto incierto crearon una nueva necesidad: la de contar con una herramienta tan flexible que pueda fluir con la organización, al mismo tiempo que nos ayuda a controlar asistencia y gestionar turnos incluso en la más particular de las situaciones. Cuando recordamos que, tal como indica la Dirección del Trabajo, es responsabilidad del empleador asegurarse del correcto uso del registro de asistencia, contar con una solución integrable, rápida y fácil de usar se vuelve muy importante.

¿Cómo te puede ayudar una herramienta digital e integrable de control de asistencia en el área de operaciones? Estas son 5 características que estamos seguros harán toda la diferencia en ese departamento de tu empresa.

1. Puedes saber quién está desempeñando sus funciones y quienes no han llegado aún o no ingresarán

Una de las áreas que más dificultad o pérdida de tiempo puede causar es el revisar manualmente, uno a uno y planta por planta, el estado de la asistencia general. Saber qué porcentaje de trabajadores ya están realizando sus funciones, quiénes no han llegado, cuántos de ellos ya justificaron su atraso o ausencia y quiénes no vendrán a trabajar hoy puede consumir una gran porción de tu día a día. Con una solución digital como la de Talana se hace posible controlar la asistencia de los trabajadores incluso si no están desempeñando sus funciones en la planta o en la oficina.

2. Puedes automatizar tareas tediosas, como el cálculo de horas extras

Con los turnos rotativos o el trabajo híbrido, a veces puede ser difícil controlar cada una de las horas extras realizadas. Además, al llegar fin de mes o quincena tienes que gastar tiempo en validar y contabilizarlas para incluirlas en la liquidación de sueldo correspondiente, lo que genera un dolor para el área de remuneraciones. Una solución 100% integrable soluciona este problema en segundos. Por ejemplo, la plataforma de Talana es 100% integrable por lo que la información de un módulo siempre se encuentra disponible para las otras soluciones.

Así, al integrar Asistencia y Turnos con nuestro módulo de Remuneracioneslos cálculos para la liquidación se hacen automáticos, evitando que tengas que sumar manualmente.

3. Puedes generar flujos de aprobación que reemplazan correos o mensajes

Puedes establecer flujos donde, para hacer HHEE, los trabajadores deben hacer una solicitud que sus jefes de operaciones deben aprobar o rechazar. Así, puedes también llevar un control en el día a día de quién necesita hacer horas extras y por qué. Además, esto ayuda a que dejes de llenar tu bandeja de entrada de correos y que puedas dejar de comunicarte por cosas laborales a través de WhatsApp u otros.

4. Se hace posible tener formas de marcar que se adaptan a la naturaleza de los cargos de tus trabajadores

Si dentro de la planta no hay señal o si nunca tienen acceso a un computador, solo el teléfono, o si para firmar tienen que ir a un huellero que está fuera de ese lugar, marcar asistencia puede volverse difícil o incluso quitar tiempo cuando la carga laboral sube.Con una solución como Talana puedes acceder a múltiples formas de marcar: a través del celular, tablet, reloj control, huellero conectado a computador o a través de mi.Talana.

5. Puedes comenzar a realmente gestionar cada una de las plantas, incluso si es a distancia

A la hora de controlar las operaciones, es importante saber el porcentaje de asistencia de la planta, y si en tu empresa hay más de una y sus locaciones geográficas son diversas, puede ser difícil mantenerte informado.Con un sistema digital como el de Talana puedes no solo ver en un listado las marcas que las personas realizan diariamente, también puedes ver en detalle la hora de la marca, la fuente y la ubicación geográfica.

Todo esto, por supuesto, es en tiempo real, lo que significa que si una planta tiene una dotación extrañamente menor a lo usual, puedes tomar decisiones como revisar su status o definir reemplazos.

Al final del día, adoptar un modelo de trabajo híbrido, remoto, por turnos o de la forma que decidas que es más seguro para los trabajadores y mejor para la productividad de la planta, no debiese ser complicado. La idea es que puedas realizar tus labores y trabajo sin tener que gastar tiempo y recursos en revisar todos estos aspectos de forma manual. Después de todo, si la tecnología existe y es tan fácil de usar ¿por qué no digitalizar este aspecto de tu gestión de personas?

Si te dieron ganas de hacer más sencillo el control de asistencia dentro de la planta, sigue leyendo acá. Si te quedan dudas, acá puedes conocer los 5 tipos de registro de Asistencia validados por la Dirección del Trabajo (pista: ¡Talana también está validado por la DT!)