Sea que necesites implementar un mecanismo para firmar documentos y anexos a distancia (algo cada vez más común con el teletrabajo) o que te interese reducir la cantidad de horas utilizadas en la generación de documentos y el papel gastado, la firma digital te apoyará en esas metas.

Partamos por el comienzo… ¿Cómo se regula la firma digital en Chile?

La Ley Nº19799 norma el uso de documentos electrónicos y certificación de la firma electrónica. De esa forma, en su artículo número 3, la ley indica que cualquier documento firmado de manera digital es tan legal como uno firmado de manera tradicional.

"Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel."

¿Qué debes considerar al implementar la firma digital en tu empresa?

Si estás evaluando implementar la firma digital, desde Talana te recomendamos 4 aspectos que sí o sí debes evaluar.

1. El acceso a la firma

Es importante entender las necesidades de tus trabajadores y del área de RRHH a la hora de escoger tu solución. En el caso de Talana, nuestra firma digital te permite firmar con SMS, huellero, app móvil y correo, entre otras alternativas, por lo que tenemos la mayoría de las opciones cubiertas.

2. La firma masiva

Un sistema sin firma masiva de documentos no es el más adecuado para empresas de gran cantidad de empleados. La idea es que la implementación de estos nuevos sistemas signifiquen una ayuda real y un ahorro de tiempo concreto para el área de Recursos Humanos. En Talana hacemos posibles firmar cientos de anexos, contratos y otros documentos en cosa de minutos.

3. ¿Cuáles son tus principales gastos?

La firma digital es ideal a la hora de reducir los costos de papel, transporte de documentos y tiempo utilizado tanto de los colaboradores como del equipo de RRHH al firmar documentos. Si ya determinaste que tienes gastos importantes en esta área, considera que la firma digital es el camino más rápido hacia el ahorro.

4. Considera una solución reconocida ante la Dirección del Trabajo

Es importante que la firma digital que escojas cumpla con las leyes del país en el que te encuentras. Bajo la legislación chilena, toda solución de firma digital debe ser validada por la Dirección del Trabajo. En el caso de Talana, contamos con medidas de seguridad que permiten verificar los documentos en cualquier lugar mediante su código QR y, por supuesto, estamos validados por la DT.

¿Cómo escoger a tu proveedor?

Consideramos que es importante revisar tres aspectos: la legalidad, la tecnología y sus características.

• Legalidad: Es importante que el proveedor esté reconocido legalmente y cumpla con los requerimientos de la Dirección del Trabajo.
• Tecnología: Prefiere una opción SaaS (Software as a Service), ya que eso significa que el software está en la nube. Lo anterior te entrega mayor seguridad y también mayor rapidez a la hora de acceder a los archivos.
• Características claves:Prefiere un proveedor que considere la Firma Masiva y que te entregue un control real sobre tus procesos, permitiendo unir la firma al resto de acciones que componen el ecosistema de trabajo en RRHH.

Lo que nos diferencia en Talana es que vemos la solución de firma digital como un eslabón que se integra a la gestión de personas y que impacta directamente en la calidad de vida laboral de los trabajadores. Así, nuestra solución te permite hacer todo lo que necesitas en un mismo espacio digital, integrando la solución de firma digital a todo tu ecosistema de procesos de RRHH.

Y ahora que el mecanismo está implementado, trabaja codo a codo con tus trabajadores para que lo adopten de la mejor manera.

Trabajar junto al equipo de Recursos Humanos para implementar de forma exitosa la firma digital es clave.A menudo los trabajadores pueden sentirse confundidos si es que no se les explica las razones por las que un nuevo sistema se implementa, sus beneficios y también la forma de usarlo en sus dispositivos del día a día.

Capacitarlos va a mejorar su experiencia y también les entrega más valor al hacer uso de la firma digital. ¿Quieres seguir leyendo sobre firma digital? ¡No te pierdas los 4 beneficios que obtienen las áreas de RRHH al adoptar la Firma Digital aquí!