¿Cómo planificar el pago de remuneraciones?
El pago de remuneraciones es uno de los procesos más relevantes de una empresa y usualmente uno de los que requiere más tiempo del área de RRHH. Según la Dirección del Trabajo, es la principal obligación que asume el empleador con el trabajador que ha sido contratado y es un proceso crítico que suma dificultades e inversión de tiempo en las áreas involucradas.
Este proceso mensual sin duda puede resultar estresante, pero tomando en cuenta que es cíclico y es parte de la naturaleza que realizamos en el área (al ser uno de los trabajos más básicos a los que el área de RRHH se ve enfrentada) una buena opción es comenzar planificando su pago para hacerlo más sencillo y rápido.
Lo primero, y más relevante, es tratar de definir una metodología que te ayude a organizarte de forma sistemática. Si lo pensamos en una estructura de etapas, estas serían las 5 que componen el pago de remuneraciones:
- Altas y bajas de trabajadores
- Pago de anticipos
- Pago de sueldos
- Reproceso
- Reportería
Dentro de este marco de trabajo, podemos seguir algunos consejos que harán el proceso más sencillo, menos estresante y más rápido.
1. Identifica y calendariza momentos críticos
Enumera los momentos críticos dentro del mes: fechas de pago, anticipos, leyes sociales, revisiones, cuadraturas, etc. Crea una lista que se adapte a las características de tu empresa ydefine fechas para programar la revisión de montos o confección de documentos en el calendario de tu computador. Posiblemente siempre tengas que preparar los mismos documentos o revisar la misma información dentro del sistema en las mismas semanas cada mes.
2. Establece fechas de corte
Determina períodos de corte para recibir cualquier tipo de novedad que pueda afectar las remuneraciones. Este es un buen método para considerar horas extras, bonos asignaciones u otros para poder tener tiempo de ingresarlo al sistema y procesar el pago de forma eficiente. Así, no tienes que hacer cambios de última hora y los trabajadores tienen claras las fechas también, lo que les entrega mayor claridad.
3.Optimiza el tiempo
Si estableces horarios de atención a los trabajadores podrás atenderlo de mejor manera al mismo tiempo que evitas interrupciones constantes que puedan afectar tu desempeño. Independiente del tamaño de tu empresa, es positivo organizar los tiempos que dedicas a atender a el público interno para así poder dedicarte de forma equitativa a todas tus tareas.
4. Usa la tecnología a tu favor
Mediante herramientas digitales se puede simplificar considerablemente las operaciones del área, especialmente aquellas de naturaleza cíclica y sistemática como el pago de remuneraciones. ¿Cómo sería tu vida si pudieras descargar todos los documentos que necesitas desde la nube o pagar la nómina con sólo un click? Descargar las liquidaciones desde cualquier dispositivo (celular, tablet o computador) o no tener que calcular manualmente los descuentos (incluso si la ley cambia) es una de las funciones más apreciadas de Talana. Lee más sobre esta solución acá.
En toda optimización de procesos la clave es encontrar aquellos lugares donde tienes espacio para mejorar y evaluar la mejor forma de hacerlo. En Talana buscamos rediseñar la manera en la que trabajamos y eso parte por darle un vuelco a cómo el área de RRHH utiliza su tiempo y que así puedan preocuparse de lo más importante: las personas.