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Conoce los 8 requisitos que debe cumplir tu sistema de control de asistencia laboral según la DT

Conoce los 8 requisitos que debe cumplir tu sistema de control de asistencia laboral según la DT

Contar con un control digital de asistencia o turnos es una necesidad que se volverá más importante que nunca a medida que entramos al segundo semestre. Esto va de la mano, por supuesto, con los planes de desconfinamiento que vivimos en el país y también con la posible vuelta a la oficina de un porcentaje de las empresas.

Previamente ya se sabía que un sistema digital podía hacer el trabajo del área de RRHH mucho más sencillo, pero hoy en día también puede ayudar a todos los departamentos de la empresa a cuidarse, limitando los focos de contagio de COVID-19 al eliminar dispositivos que deban ser tocados por muchos a la hora de marcar asistencia o controlar las horas trabajadas.

¿Sabías que la Dirección del Trabajo tiene requisitos a la hora de implementar sistemas de control de asistencia digital?

Es importante que puedas revisar estos son tu proveedor escogido. En el caso de Talana, nuestra solución se encuentra certificada por la Dirección del Trabajo de acuerdo a las instrucciones impartidas en la circular 1140/27.

¿Qué requisitos impone la DT?

Son 8 y los puedes leer a continuación en detalle.

1. Las marcaciones deben ser voluntarias

La obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador. Además, el sistema debe registrar de forma automática el nombre completo y el número de cédula del colaborador, indicando también la fecha, hora y minuto en el que inicia o termina su jornada y también los datos del empleador.

2. Pueden existir diferentes mecanismos de identificación

De esa forma, el registro de asistencia electrónico por parte del trabajador puede realizarse a través de mecanismos tales como: parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc.

3. Debe existir un comprobante de marcación

El sistema de control de asistencia debe entregar un comprobante de forma automática al trabajador, indicando si hubo fallas en el marcaje. Esto se puede cumplir a través de un comprobante vía e-mail en formato imprimible o, en su defecto, a través de un papel.

4. Reportes semanales

El sistema elegido deberá proporcionar reportes sobre la asistencia y horas trabajadas de forma semanal, bimensual, etc. Con esta tecnología se excluye a las empresas a mantener al día el artículo 20 del reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

5. Disponibilidad del servicio

El empleador será siempre responsable de la operación y mantención de todos los componentes que constituyan la plataforma de control de asistencia.

6. Verificación del sistema

Es importante saber que el sistema de control de asistencia implementado deberá ser verificado y fiscalizado antes de su implementación por una persona jurídica dedicada a la certificación o por un profesional del desarrollo de tecnología.

7. Acceso para fiscalización

El empleador será responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada y, además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de este Servicio. El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo).

8. Compatibilidad con otros sistemas

El optar por un sistema de asistencia no significa que la empresa no pueda usar servicios adicionales. En ocasiones las compañías necesitarán diferentes servicios para diferentes tipos de trabajadores (como aquellos que trabajan en modalidad freelance versus quienes trabajan con contrato).

¿Cómo implementar un nuevo sistema sin que sea un dolor de cabeza para la organización?

Parte por lo básico…

Define quién se hará cargo de la implementación del proceso, incluyendo supervisión de la parte tecnológica y capacitación. Un equipo o un jefe de área puede ser el nexo entre el proveedor y la empresa. En Talana estamos más que felices de trabajar en conjunto para que la transición sea rápida y fácil para todos los involucrados.

Luego planifica y comunica de forma clara…

Cuéntale a los trabajadores cómo se realizará el proceso de implementación. Lo primero que pueden pensar al recibir la noticia de la implementación de un nuevo sistema es que no tienen tiempo para aprender a usarlo o que el sistema que usan ya funciona y no vale la pena cambiarlo.

Si esas frases te parecen conocidas, entonces sabes lo importante que es ponerse en los zapatos de los trabajadores a la hora de organizar una capacitación que vaya justo al grano, que les demuestre desde el comienzo los beneficios y que no se extienda más de lo necesario.

¿Quieres saber cómo comenzar a gestionar la asistencia y presencia de tus equipos en tiempo real? Sigue leyendo acá y conoce todos los beneficios de poder marcar desde múltiples plataformas, administrando horas extras, facilitando cálculos, entre muchas otras ventajas.