4 razones por las que usar firma digital y gestión documental serán el nuevo catalizador de los RRHH
La solución de firma digital es un mecanismo a través del cual puedes reemplazar la firma física por una opción digital manteniendo las mismas condiciones. En términos sencillos, se trata de un conjunto de datos digitales que identifican a quienes firman y vinculan su identidad con un documento en particular,de forma segura y validable.
De esa forma, accedes a firmar documentos laborales importantes de forma no presencial y con la misma seguridad de firmarlo en persona, algo tremendamente relevante en el contexto de teletrabajo actual.
¿Cómo funciona?
En Talana ofrecemos múltiples formas de firmar: puedes escoger hacerlo desde el celular o también usando un lector de huella digital en tu empresa.
El valor de nuestra firma está en su infraestructura PKI propia, lo que significa que no necesitas comprar certificados: la verificación de la información la haces a través de un código QR en tu celular, el cual es único y estará enlazado al documento original,lo que impide que sea falsificado.
Así, la firma masiva de anexos (o contratos) deja de ser una problemática y se transforma en una acción muy sencilla de realizar desde el área de RRHH. Con esta solución puedes firmar contratos y anexos de trabajo de forma sencilla y rápida.
Además, nuestra firma digital está respaldada por la Dirección del Trabajo y cuenta con todas las medidas de seguridad requeridas
¿Cuáles son los beneficios? ¿Por qué hace más fácil la gestión de documentos?
Los beneficios de implementar esta solución se ven desde su primer uso y son principalmente cuatro, pero de seguro encontrarás muchas más bondades a medida que pasen los meses y la sigas usando.
1. La información está disponible y ordenada cada vez que la necesitas
Puedes acceder a un respaldo de todos los documentos firmados digitalmente directamente en la nube. De esa forma, no necesitas tener respaldos físicos o mantener papeles en la oficina. Dentro de la plataforma puedes encontrar todos los papeles y documentos importantes de cada uno de tus trabajadores.
2. Cuidas al medio ambiente
Al tener la información en formatos digitales deja de ser necesario imprimir todo tipo de documentos, algo muy significativo a la hora de reducir el uso de papel y cuidar al medio ambiente.
3. Ahorras tiempo y también reduces costos
Al preferir una solución digital ahorras tiempo cada vez que la usas y también reduces costos. La solución de firma digital de Talana economiza la firma de documentos tanto en costos de impresión como de transporte. Además, ahorras tiempo que tu equipo de RRHH puede usar para dedicarse a temas más estratégicos.
4. Cuentas con resguardo legal
Almacenar tus documentos de forma segura es tan importante como firmarlos correctamente. Con nuestra solución tendrás todos tus documentos guardados de forma segura e íntegra, para usarlos cada vez que los necesites.
En conclusión, nuestra solución de firma digital hace que sea más sencillo gestionar a tu equipo en remoto y te permite optar a un mecanismo igual de seguro que la firma tradicional. Tomando en cuenta que nuestra realidad de teletrabajo recién comienza, implementar mecanismos de este estilo te ahorrará dolores de cabeza a futuro, al mismo tiempo que te permite, al fin, tener todos los documentos ordenados de forma inteligente.