La firma digital es la solución ideal para firmar documentos a distancia. No sólo eliminas el papeleo, sino que también le permite a tus trabajadores firmar desde sus teléfonos, liberándonos de la necesidad de acercarse presencialmente a la oficina para firmar documentos importantes.

Además le da un respiro a los encargados de remuneraciones y Recursos Humanos al permitir la firma masiva de documentos.

¿Cómo comenzar a usar la firma digital?

Sólo necesitas cotizar tu solución dependiendo de tus necesidades y cantidad de trabajadores y comenzar a enrolar a tus colaboradores. Lo mejor de todo, es que con el Módulo de Firma Digital Talana no necesitas hacer trámites en la Dirección del Trabajo para dar inicio a este proceso, lo que ahorra tiempo.

Despejemos juntos algunas dudas frecuentes que pueden estar pasando por tu cabeza justo ahora:

1. ¿Cómo puedo enrolar a mis trabajadores?

Este paso puede hacerse de forma remota sin problemas. Podrás enrolar a tus trabajadores desde la plataforma o incluso desde tu celular, permitiéndoles crear una clave personal que les servirá para firmar digitalmente.

2. ¿Cómo sé que los documentos firmados son válidos?

Todos los documentos firmados contarán con un código QR y un token que serán el respaldo de la veracidad del documento. De esa manera, la firma digital también es válida ante notario.

3. ¿Qué opciones hay al firmar?

Al firmar, existen diferentes opciones dentro de nuestra solución:que firme solo el trabajador, que firme primero la contraparte y luego el trabajador, que firmen simultáneamente o que firme primero el trabajador y luego la contraparte. Simplemente escoge la que se adapte mejor a tu necesidad o situación.

Así, sólo tienes que digitalizar el documento a firmar y con el trabajador ya enrolado, enviarle una solicitud de firma de documentos.

¿Qué otras ventajas ofrece la firma digital?

Usarla te permite:

• Disminuir el tiempo que se usa en procesos administrativos y que le quitan espacio de concentración tanto a trabajadores como a encargados del área.
• Usar menos papel.
• Permitir que la información esté disponible siempre para quien la necesite.
• Obtener resguardos legales. 
• Facilita el teletrabajo o incluso el trabajo por turnos al permitir firmar documentos sin necesidad de estar en la oficina físicamente.

¿Cuáles son las diferencias entre firma digital, electrónica y digitalizada?

En Talana ofrecemos la posibilidad de que implementes una solución de firma digital. Los términos digital, electrónica y digitalizada pueden ser confusos a veces, por lo que acá te contamos más sobre su definición y diferencias.

La firma electrónica se refiere a cualquier tipo de proceso electrónico que requiera una aceptación de dos partes (empleador y trabajador) y que use un conjunto de datos en formato electrónico. Así, es un término que engloba mecanismos como la firma digital.

La firma digital existe dentro de las opciones de firma electrónica. Lo que la hace digital es el uso de un ID digital con certificado de autenticidad de identidad. En Talana, generamos un QR y un Token para eso.

Por último, la firma digitalizada se refiere al acto de escanear una firma para pasarla de papel a digital. Es una solución rápida y que ha sido usada ampliamente pero no es para nada segura.

De seguro te estás preguntando cómo podrías implementar el mecanismo de firma digital en tu empresa y para ayudarte, queremos contarte sobre la regulación legal que existe al respecto y también algunos factores que permiten que la implementación sea un éxito con tus trabajadores. Sigue leyendo acá para conocer cómo implementar el mecanismo de Firma Digital en tu empresa.